Delegacje Zagraniczne - Dieta

Dieta przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki

Wysokość Diety - w zależności za dobę podróży w poszczególnych państwach wg załącznika do rozporządzenia.

1. Za każdą dobę podróży - dieta w pełnej wysokości
2. Za niepełną dobę podróży służbowej:
- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety
- od 8-12 godzin - przysługuje 1/2 wysokość diety
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości
- 25% diety dla pracownika, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej
- pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio
a) śniadanie 15% diety
b) obiad 30% diety
c) kolacja 30% diety
d) inne wydatki 25% diety

Dieta nie przysługuje - gdy pracownik otrzymał za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, jeśli ekwiwalent < od diety wówczas wyrównanie do wysokości należnej diety

Delegacje Zagraniczne - Zwrot Kosztów Przejazdu

- Z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego et.: przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości , w której pracownik korzystał z noclegu.

- Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Nie przysługuje gdy podróż odbywa się samochodem służbowym lub prywatnym.


- Środek transportu do podróży: określa pracodawca

- Samochód / inne środki transportu pracodawcy: koszty dojazdu bezpośrednio pokrywa pracodawca

- Samochód / inne środki transportu pracownika: możliwość wykorzystania w podróży tylko na pisemny wniosek pracownika, zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych km x stawka za 1km zg. z rozporządzeniem - (konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów podatkowych kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych) - zatwierdzona przez pracodawcę.

- Inne środki transportu : przejazd np. komunikacja miejska , pociąg, autobus etc.- zwrot kosztów wg ceny biletu.

Delegacje Zagraniczne - Zwrot Kosztów Noclegu

- Przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem: w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy - uznanie ponad limit).

- Jeśli brak rachunku: za każdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu wg rozporządzenia.

- Nie przysługuje: gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg.

Rozliczenie Delegacji - Dokumentacja / Rozliczenie

Rozliczenia dokonuje się: w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza się wszystkie faktury VAT, nie dotyczy to diet i ryczałtów, gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Taksówkarza lepiej poprosić o fakturę

Aby udokumentować wydatek poniesiony w czasie podróży służbowej najlepiej poprosić taksówkarza o fakturę VAT, ponieważ sam paragon może okazać się niewystarczający dla udokumentowania wydatku. Część urzędów skarbowych twierdzi bowiem, że wydruk z kasy fiskalnej nie jest dowodem potwierdzającym firmowy charakter kosztu. Z orzecznictwa sądowego wynika jednak, że sądy mają łagodniejsze podejście do kwestii dokumentowania wydatków i wydaje się, że organy podatkowe powinny zaakceptować paragon jako dowód poniesienia kosztu - pod warunkiem że podatnik potrafi wykazać, że przejazd faktycznie był związany ze służbowymi sprawami. Podatnik powinien więc zebrać dokumenty potwierdzające firmowy cel wydatku. Może to być np. wewnętrzna dokumentacja niezbędna do tego, aby pracodawca zaakceptował i zwrócił wydatek pracownikowi. Niektóre organy podatkowe nie akceptują jednak takich dowodów, dlatego lepiej postarać się o fakturę.